به جای شوک درمانی، دعوا و تعویض سرمربی وسط فصل، به جای سخنرانی تراژیک، حماسه‌سرایی و بازآفرینی شرایط بحرانی؛ آرامش و استمرار را تمرین کنید.
کلمات «آرام» و «مُدام» وقتی در کنار هم قرار می‌گیرند، ممکن است تصویر حوصله سربری را در ذهن ما تشکیل دهند. اینکه صبح تا شب مشغول اقدامات کوچکی باشیم؛ در حالی که نتیجه شگفت‌انگیزی هم در پی نخواهند داشت. اینکه هر روز همین روال را در پیش بگیریم؛ اینقدر ملالت‌بار است که ناخودآگاه از آن پرهیز می‌کنیم.
دلمان می‌خواهد با یک دست صد هندوانه بلند کنیم و با این کار نام خود را در کتاب رکودهای گینس به عنوان ابرقهرمان پرتاب هنداونه به ثبت برسانیم.
گاهی هم احساس می‌کنیم که زرنگ ترین فرد تاریخ هستیم و می‌توانیم هندوانه‌ها را بین همکاران، دوستان و آشنایان به گونه‌ای تقسیم کنیم که در نتیجهٔ تدبیر و مدیریت ما، تعداد زیادی هندوانه توسط جمعی از علاقه‌مندان، غلامان و چاکران جابجا خواهد شد و در خیال خود فکر می‌کنیم که می‌توانیم با «مدیریت منابع» و «اتصال بهینه منابع بلا استفاده» چنین معجزه‌ای را رقم بزنیم.
البته گاهی هم دلیل دیگری برای آفتابه‌لگن‌های اضافی و خالی از شام و ناهار ما وجود دارد و آن هم اینکه از الگوی شاگرد تنبل‌های دوره دبیرستان الهام می‌گیریم.
منظورم آن دانش‌آموزی است که فضای خالی زیر سوالات امتحان ادبیات را با نوشتن اراجیف و چرت‌وپرت پر می‌کند؛ با این امید که دبیر ادبیات حداقل به خاطر انبوهی از کلمات و سیاه شدن برگه، بخشی از نمره سوال را به او اعطا کند.
شاید ما هم مثل همان شاگرد تنبل‌های دوره دبیرستان با راه‌انداختن صد پروژه همزمان که هیچ کدام هم در خدمت هدف اصلی و نهایی ما نیست می‌خواهیم سر معلم درون یا مدیر ارشدمان را کلاه بگذاریم.
شاید مثل همان دانش‌آموزان تنبل اصلاً جواب سوال را نمی‌دانیم و به عنوان تیری در تاریکی می‌خواهیم بخت خود را برای دریافت نمره، امتحان کنیم. شاید جواب سوال را می‌دانیم اما حوصله و هِمَّتِ لازم برای درج پاسخ صحیح را نداریم.
اگر بخواهم به سراغ علت‌شناسی «هیاهو بدون عمل» بروم؛ دلایل زیادی را می‌توانم برای این پدیده فهرست کنم. عدم آرامش، تمرکز و امنیت روانی از جمله معصومانه‌ترین دلایل می‌تواند باشد. البته خودشیفتگی، تنبلی، سومدیریت و کم‌تجربگی هم تقصیرات قابل محاکمه‌ای هستند که می‌توان برای هر کدام از آنها یک دادگاه نظامی به راه انداخت. اما در این متن قصد ریشه‌یابی ندارم.
با حضرت فیل رفیق شویم
کیفیت کار، زندگی، افکار و تصمیمات ما و همچنین نتیجهٔ نهایی که از آنها به دست می‌آید به عوامل مختلفی بستگی دارد اما تعدادی از این عوامل به بخشی از ذهن ما مربوط است که کنترل آن، به شکل مستقیم در دست ما نیست.
منابع مختلف، بخش‌بندی مد‌نظرم را با واژه‌های مختلفی توصیف کردهاند. «ناخودآگاه و خودآگاه»، «تفکر کند و سریع»، «فیل و فیل‌سوار» از جمله اصطلاحاتی هستند که برای توصیف این بخش‌بندی استفاده کردهاند که احتمالاً خواننده این متن هم با این مفاهیم، آشنایی کلی دارد. پس از توضیح دقیق آنها پرهیز می‌کنم.
نکته مهم آنجاست که ما باید برای تربیت و بروز توانایی‌های «حضرت فیل» در فرآیندها، عادات و روتین روزانهٔ خود، بستر سازی کنیم و برنامه داشته باشیم. در غیر این صورت با دو اشکال روبه‌رو خواهیم بود:
۱- از نعمت تاثیر مثبت «حضرت فیل» محروم خواهیم شد.
۲- بدون آنکه با خبر باشیم؛ حضرت فیل (ناخودآگاه یا تفکر کند موجود در درون ما)، ما را به سمت و سویی خواهد برد که هیچ آگاهی و تسلطی برای مدیریت شرایط حاکم بر آن، نخواهیم داشت.
پس برای بالا بردن کیفیت فرآیندها و نتیجه حاصل از اقدامات، لازم است تا چهارچوب‌ها و عاداتی داشته باشیم که شناخت ما از بخش کند ذهن را بالا ببرد؛ ارتباط بخش خودآگاه و ناخودآگاه ذهن ما را تقویت کند و مهارت کنترل و مدیریت فیل را در فیل‌سوار افزایش دهد.
تمرکز، تمرین، تکرار و توالی
برای رسیدن به چنین دستاوردی لازم است تا به ملاقات حضرت فیل برویم که البته ایشان خیلی در معرض ملاقات هم قرار نمی‌گیرند و لازم است برای حضرت فیل دام پهن کنیم و اینقدر برای این دام و طعمه وقت و توجه بگذاریم تا سعادت ارتباط با حضرت فیل را پیدا کنیم.
غرقگی (حالت تچان)، مدیتیشن و شناخت درمانی از جمله راهکارها و روش‌هایی هستند که برای شناخت، ارتباط و هدایت حضرت فیل می‌توانند مفید باشند. در مورد هر کدام از این موارد می‌توانید تحقیق کنید. شاید در آینده برای هر کدام متن مجزایی نوشتم اما در اینجا به جای توضیح هر کدام از این موارد می‌خواهم به وجه اشتراک این سه راهکار اشاره کنم. در هر سه راهکار ذکر شده برای رفاقت با حضرت فیل، نیاز به آرامش، تمرکز و استمرار در فعالیت‌هایی هست که ذهن ما را به طور کامل درگیر نمی‌کنند و بخشی از پتانسیل ذهنی ما را به حالت نیمه آزاد در می‌آورند.
وجود این وجه اشتراک بین هر سه راهکار، در ذهن من این نتیجه را پدیدار می‌کند که فارغ از هدف و نتیجه مورد نظر، ما باید کار کردن در حین تمرکز و آرامش را تبدیل به عادت و DNA رفتاری خود کنیم.
در لایه بیرونی و محیطی، ما باید به طور مدام در حال حذف نویزها، بهبود محیط و پالایش اجزا باشیم تا بیشترین شانس را برای رسیدن به شرایط تمرکز و آرامش برای خود فراهم کنیم.
در لایه درونی و ذهنی هم پالایش، حذف و اولویت‌بندی افکار و اهداف را می‌توان شرط لازم برای عملیاتی کردن راهکارهای سه‌گانه فوق‌الذکر دانست.
ما باید بطور مستمر در حال انجام فعالیت‌هایی باشیم که همراه با چالش اجرایی در سطح متوسط هستند و از لحاظ چالش ذهنی نیز بتوانند ما را به حالت غرقگی نزدیک کنند. با تمرکز، تمرین، تکرار و توالی در انجام این فعالیت‌ها، خود را برای دیدار با حضرت فیل آماده خواهیم کرد.
بهره‌وری مطلوب به شکل واقعی و عملیاتی در یک انسان نرمال، داری حداقل و حداکثر مشخصی است.
دوست داشتم کتاب «کار عمیق» توسط رسانه‌های زرد اینقدر مورد حمایت و پوشش قرار نمی‌گرفت تا با خیال راحت به مفاهیم آن کتاب ارجاع بدهم اما خب به هر حال «کار عمیق» هم مثل بسیاری از مفاهیم دیگر توسط فعالین زرد صنعت موفقیت، در حال به ابتزال کشیده شدن است. به همین دلیل قصد ندارم مخاطب را به مطالعه این کتاب تشویق کنم زیرا که در حال حاضر به نوک قلاب شارلاتان‌های موفقیت تبدیل شده است. اما گفتن پیام و حرف اصلی کتاب را مفید می‌دانم.
ما نمی‌توانیم به طور مداوم ۸ ساعت در روز کار مفید انجام دهیم و این روند را در ۷ روز هفته و ۳۰ روز ماه به صورت مداوم ادامه دهیم.
ذهن ما محدودیت‌هایی دارد که اگر روزانه ۸ ساعت خود را در محیط کار کردن قرار دهیم؛ در بهترین حالت حدود ۴ ساعت می‌توانیم کار مفید انجام دهیم و الباقی زمان ما هم صرف آن خواهد شد که فیل‌سوار به آرامی افسار فیل را به دست بگیرد و اگر خوش‌شانس باشیم و بتوانیم تمرکز و آرامش را به سطح مطلوبی برسانیم؛ به حالت غرقگی یا تچان خواهیم رسید.
بخشی از زمان ما هم باید صرف تلاش برای رفاقت با حضرت فیل شود که در آن زمان‌ها به کارهایی می‌پردازیم که خیلی نیاز به فعالیت مغزی شدید ندارند و بخشی از ذهن ما را آزاد نگه می‌دارند.
این میزان از بهره‌وری هم نمی‌تواند هر روز و هر هفته و هر ماه تکرار شود. یک انسان نرمال، حرفه‌ای و سخت‌کوش به طور مدام در حال تمرین است که شانس رسیدن به حالت غرقگی در حین انجام کارها را برای خود بالا ببرد و در این مسیر، فراز و نشیب‌های زیادی را هم تجربه خواهد کرد.
شاید با اضافه‌کاری در یک آخر هفته، بتوان کار را در زمان مناسب به نتیجه رساند و از بیات شدن نتیجه به دلیل دیر شدن (فرض کنید پای یک رویداد در یک زمان خاص در میان است) جلوگیری کرد. اما اگر فکر می‌کنید که شما یا تیم شما مدت زمان زیادی است که در حال شبانه‌روز کار کردن هستید و نه به تعطیلات می‌روید و نه استراحت می‌کنید؛ احتمالا دچار خطا هستید.
اکر فکر می‌کنید که روزانه چندین ساعت مشغول کار و شبانه‌روز در حال تلاش هستید و احساس می‌کنید که با فداکاری‌های بسیار برای شرکت ایثار می‌کنید. فقط در صورتی ممکن است تصور شما درست باشد که شغل شما نگهبانی و کشیک، در باجه نگهبانی پارکینگ شرکت باشد. چون فقط در این حوزه شغلی است که می‌توان تنها با حضور و بیدار بودن وظیفه خود را درست انجام دهید و در اغلب جایگاه‌های شغلی، نمی‌توانید بیشتر از چند ساعت در روز بهره‌وری مفید داشته باشید.البته در مورد نگهبانی و کشیک در پارکینگ هم، به نظر من مفهوم ایثار و فداکاری و حماسه چندان موضوعیت ندارد.
طبق تجربهٔ من، در چنین مواردی احتمال اینکه مساله اعتیاد به کار در میان باشد، بسیار بیشتر از فداکاری و ایثار است. البته لازم به ذکر می‌دانم که از اصطلاح «اعتیاد به کار» معصومیت زدایی کنم و تاکید کنم که افراد معتاد به کار، مشغولیت دائم به فعالیت‌های شغلی را به عنوان تسکینی بر دردهای خود استفاده می‌کنند و بهتر است که به فکر درمان خود باشند. از لحاظ بهره‌وری و فرهنگ سازمانی، ثمره فعالیت‌های دائمی یک فرد معتاد به کار، الزاما مطلوب‌تر از فعالیت‌های نرمال یک انسان نرمال نیست.
چه بسا که افراد معتاد به کار، با توجه‌طلبی افراطی خود هزینه‌های زیادی را به محیط کار تحمیل می‌کنند که افراد نرمال این هزینه‌ها را ندارند. از طرفی بخش کند ذهن افراد نرمال به واسطه عادات سالمی که دارند به شکل مطلوب‌تری در فرآیندها اثربخشی مثبت خود را نشان خواهد داد.
افراد نرمال فراز و نشیب با برآیند صعودی دارند، اما «اسب‌های مرده» معمولاً یا عصبانی هستند یا افسرده.
در مورد بهره‌وری یک عضو از تیم، به طور نرمال این حق را برای افراد قائل باشید که فراز و نشیب داشته باشند و گاهی برای ارتباط با ناخودآگاه خود، پرسه زنی کنند. شما به عنوان یک مدیر، بهتر است شرایط غرقگی را فراهم و فشارهای لازم را به عنوان تسهیل‌گر اعمال کنید و با ارزیابی عملکرد مداوم چهارچوب سازنده و پویا را حفظ کنید.
افراد نرمال فراز و نشیب دارند و در نمای کلی شیب صعودی بهره‌وری و کیفیت را حفظ می‌کنند. البته این شیب در دراز مدت نمایان می‌شود و نباید در بازه‌های زمانی کوتاه انتظار شیب صعودی داشت.
اما اگر فردی به طور مداوم در مواجهه با مشکلات محیط و پایین بودن بهره‌وری خود به «پرخاشگری فعال و منفعل»، «گلایه و افسردگی» و «فرافکنی و بهانه‌تراشی» پناه می‌برد. بهتر است به محظ اینکه این الگوی تکرار شونده را در مرتبه دوم یا سوم مشاهده کردید؛ از اسب مرده پیاده شوید و امیدی به اصلاح آن نداشته باشید.
طبق تئوری «شلاق زدن به اسب مرده»، هنگامی‌که متوجه می‌شوید در حال راندن یک اسب مرده هستید، بهترین استراتژی پیاده شدن از آن است.
در چنین حالتی هر گونه تغییر در استراتژی و شیوه شلاق زدن به اسب، نتیجه‌ای در بر نخواهد داشت. اسب، مرده است و هر چقدر هم که با ظرافت و دقت بیشتری شلاق بزنید، رفتار او عوض نخواهد شد. پس بهتر است که به جای امید و انتظار، از اسب پیاده شوید.
افراد مریض، شما و راهکارهای شما را هم دچار مرض می‌کنند. برای آنکه در آینده محبور نشوید از روش‌های جهان سومی برای بهبود موقت بهره‌وری استفاده کنید، بهتر است هر چه سریع‌تر جلسه مصاحبهٔ خروج را برای افراد بیمار، برنامه‌ریزی کنید.
فورس و فشار و فاجعه در معدن زغال سنگ معنا دارد نه در دفتر کار
تا اینجا از همه چیز حرف زدم اما به شکل مستقیمی به سراغ عنوان و پاراگراف اول این مطلب نرفتم، شاید دیگر نیازی هم به توضیح بیشتر نباشد. احتمالا خواننده متوجه شده است که منظور من چیست.
تقریبا هر روز با تسک‌هایی روبه‌رو می‌شوم که در عنوان، توضیحات یا دسته‌بندی آنها از کلمه «فورس» یا «اقدام ضروی در سریع‌ترین شکل ممکن» استفاده شده است. استفاده از این اصطلاح و مفهوم، اینقدر زیاد شده که دیگر معنای خود را هم از دست داده و حرمت سابق را ندارد.
انگار که عامران به طور مداوم می‌خواهند جلوی تنبلی مجریان را با ذکر قید «فورس» بگیرند یا تنبلی گذشته خودشان را از کوپن ایجاد عجله در زیردستان جبران کنند.
حال آنکه در یک سیستم پویا و بالغ، اگر بهره‌وری در شخص یا بخشی از سیستم کمتر از حد مطلوب است، باید فکری به حال درمان این درد کرد؛ نه آنکه با تزریق آمپول «فورس» به دنبال مُسَکِنی برای این درد بود.
اصلا شاید تعریف بهره‌وری در دو سمت ماجرا متفاوت است. شاید شناخت طرفین از شرایط ناقص است یا شاید طبق تئوری اسب مرده، عامر یا مجری تسک، صلاحیت لازم برای مسئولیت خود را ندارد و باید از سیستم جدا شوند.
قابل درک است که بررسی و توصیف بهره‌وری مطلوب و تفهیم مصادیق آن، کار سختی است. قابل درک است که شفاف سازی برای همه اجزای سیستم کار آسانی نیست. قابل درک است که اخراج نیروی انسانی ناکارآمد، فرآیند راحتی به حساب نمی‌آید. اما بهتر است همه این سختی‌ها را به جان بخریم تا مجبور نشویم با افزودن قید «فورس» به تسک‌ها از سختی اقدامات اصولی فرار نکنیم.
مفهوم «فورس» و «اقدام ضروری در سریع‌ترین شکل ممکن» فقط در امداد‌رسانی به مجروحان، پس از حمله موشکی معنا دارد. لطفاً آرامش و تمرکز سیستم را با سواستفاده از واژه «فورس» به هم نریزید و اجازه بدهید که افراد حرفه‌ای و باکیفیت در یک سیستم پویا و بالغ با بخش کند ذهن خود هم، ارتباط برقرار کنند و نتایج مطلوب‌تری را بیافرینند.